Как провести эффективное собрание?

Современный бизнес — это огромный и нескончаемый поток информации, приходящий к нам из различных источников (шеф, коллеги, партнеры, подрядчики, заказчики, клиенты и т.д.), запомнить которую зачастую просто невозможно, особенно, если она приходит в устной форме. Электронную переписку, как правило, легче найти и сослаться на нее «в случае чего», а вот, что делать с бесконечными планерками, собраниями, мозговыми штурмами и другими встречами многим не понятно. Из этих непониманий выливается дальнейшая цепная реакция, когда реальную пользу от пятичасового невозможно оценить, выводы не закреплены, а ответственные не назначены и все участники чувствуют лишь разочарование от потраченного впустую времени.

На эту тему написано много книг и статей, однако я попытаюсь поделиться своим опытом в этом вопросе. Итак, что же делать, чтобы провести эффективное собрание или встречу:

  1. Перед встречей необходимо провести подготовительный этап: составить список вопросов, которые вы хотите обсудить и список участников встречи (заранее уточнив, смогут ли они присутствовать в назначенный срок), очертите временные рамки встречи. Приглашайте на собрание только тех участников, без которых решение не может быть принято. Чем больше людей присутствует «для галочки», тем сложнее контролировать ход собрания. Обязательно отправьте составленный регламент всем участникам заранее и попросите их дополнить или уточнить его, если что-то в списке по их мнению пропущено или непонятно.
  2. Определите ведущего собрания, который будет следить за тем, чтобы обсуждаемые вопросы не выбивались из запланированного регламента и не перерастали в бесполезную полемику. Ведущим, как правило, является организатор собрания. Если участники не знакомы, ведущий должен представить всех участников.
  3. Фиксируйте ход встречи! Какие вопросы обсуждены, кто высказался, какие возникли разногласия. Для этого можно использовать ручку и блокнот, но лучше воспользоваться диктофоном (убедитесь, что у участников нет возражений против такого способа фиксации). Аудиозапись поможет не отвлекаться от хода беседы, а так же более детально сконцентрироваться на ее анализе в дальнейшем. Если для наглядности вы используете доску, результаты ваших художеств можно зафиксировать фотоаппаратом или мобильным телефоном с камерой.
  4. После собрания, составьте отчет. Включите в него сведения о том, какие цели были поставлены перед участниками (декламируемые, реальные, резервные), кто принимал участие (с указанием компании и должности), где и когда происходило собрание, а так же тезисный ход беседы (какие идеи были предложены, о чем договорились). Заключением отчета должны стать выводы: какие решения приняты, кто назначен ответственным за исполнение решений, какие вопросы остались не решенными.
  5. После того, как отчет готов, направьте его всем участникам встречи и попросите дополнить его, в случае необходимости. После утверждения отчета, сохраните его резервную копию.

Такой подход к собранию не только поможет вам более организованно вести дели, но и повысит вас в глазах вашего руководства! Желаю продуктивных и эффективных встреч!

М.Видео

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.