Lifekey.ru :: Ключ от жизни » Эффективная работа

Как сконцентрироваться на работе

Игорь Голоднов — Fri, 12 Sep 2008 14:06:09 +0000

Пятница, 17:00 и Вы с ужасом понимаете, что толком за весь рабочий день (да и неделю тоже) так ничего и не сделано, а это неминуемо поведет к срыву всех возможных сроков сдачи работы. Знакомая ситуация? Надеюсь, конечно, что у Вас не все так запущено, но может быть несколько моих советов помогут Вам еще лучше справляться с делами и концентрироваться на достижении результата.

Планируйте свой день. Это, на мой взгляд, основополагающий момент эффективной работы. Держа перед глазами список всех задач, которые нужно выполнить Вы сможете быстрее добиться их решения и Вам не придется тратить время на решение вечного вопроса «так, что же я еще хотел сегодня сделать». При этом каждая задача должна сопровождаться четким сроком ее исполнения, например «закончить отчет в четверг к 18.00″, а не просто «отчет».
Для планирования, можно использовать, как традиционные ежедневники, так и онлайн-сервисы, например rememberthemilk.com, о котором я уже писал ранее. Как Вам удобнее, так и ведите, главное довести этот процесс до привычки.

Анализируйте неудачи. То что Вы не успели завершить поставленную задачу к сроку, это еще не конец света. Проанализируйте, почему так вышло и сделайте выводы. Что послужило причиной задержки, как от этого можно избавиться в будущем. Перенесите не завершенную задачу на следующий день и укажите, причину переноса сроков.
Сконцентрируйтесь на одной цели. Что бы там не утверждали ученые и рекламная кампания компании МакДоналдс, мы с Вами не роботы и просто не приспособлены к многозадачности. Возьмитесь за одно дело и постарайтесь довести его до логического завершения. После этого возьмите небольшую паузу и приступайте к следующему. Как показывает опыт, решать задачи поочередно намного быстрее и эффективнее, чем хвататься за все сразу. Вы просто запутаетесь в них и забудете, чем же всетаки вы сейчас занимаетесь
Устраните внешние раздражители. Одной из наиболее частых причин невыполнения задач являются «внешние раздражители». Если Вы не можете сконцентрироваться на задаче из-за шума коллег или родных, нет, не надо их устранять, попробуйте работать в наушниках под музыку, которая располагает Вас к работе (у меня сейчас техно играет). Попросите Ваших друзей не беспокоить Вас в ICQ во время рабочего дня, а коллег в нерабочее время. Попросите «не дергать» вас по пустякам, когда Вы работаете.
Выделите время для активной работы. Да, конечно, постоянно работать невозможно, ведь так интересно, какую фотографию выложил друг в социальной сети, что нового в любимых блогах, да и обсудить с курилке последний футбольный матч, тоже неплохо. Но, нужно выделять время для и активной работы, время на которое нужно забыть обо всем кроме поставленной задачи и целиком посвятить себя ее решению.

Понимаю, что во многом эти советы банальны и просты, но, поверьте, если начать их придерживаться, Ваша работоспособность увеличится многократно! Надеюсь это не останется не замеченным Вашим работодателем.

Интересное в блогах:

Вебдванольные заметки – блог, схожий по тематике с моим, а значит интересный :) Авторы регулярно рассказывают об интернет ресурсах, сервисах и проектах со скриншотами и кратким описанием. Очень рекомендую в первую очередь новичкам. Здесь можно почерпнуть много полезной информации.
Dimok задается вопросом Что же такое успешный блог. Свое мнение в комментариях высказали уже многие, надеюсь это поможет Димку найти ответ на свой вопрос, результатами изысканий он обещает поделиться со всеми.

No related posts.

Как провести эффективное собрание?

Игорь Голоднов — Wed, 06 Aug 2008 14:16:31 +0000

Современный бизнес – это огромный и нескончаемый поток информации, приходящий к нам из различных источников (шеф, коллеги, партнеры, подрядчики, заказчики, клиенты и т.д.), запомнить которую зачастую просто невозможно, особенно, если она приходит в устной форме. Электронную переписку, как правило, легче найти и сослаться на нее «в случае чего», а вот, что делать с бесконечными планерками, собраниями, мозговыми штурмами и другими встречами многим не понятно. Из этих непониманий выливается дальнейшая цепная реакция, когда реальную пользу от пятичасового собрания невозможно оценить, выводы не закреплены, а ответственные не назначены и все участники чувствуют лишь разочарование от потраченного впустую времени.

На эту тему написано много книг и статей, однако я попытаюсь поделиться своим опытом в этом вопросе. Итак, что же делать, чтобы провести эффективное собрание или встречу:

Перед встречей необходимо провести подготовительный этап: составить список вопросов, которые вы хотите обсудить и список участников встречи (заранее уточнив, смогут ли они присутствовать в назначенный срок), очертите временные рамки встречи. Приглашайте на собрание только тех участников, без которых решение не может быть принято. Чем больше людей присутствует «для галочки», тем сложнее контролировать ход собрания. Обязательно отправьте составленный регламент всем участникам заранее и попросите их дополнить или уточнить его, если что-то в списке по их мнению пропущено или непонятно.

Определите ведущего собрания, который будет следить за тем, чтобы обсуждаемые вопросы не выбивались из запланированного регламента и не перерастали в бесполезную полемику. Ведущим, как правило, является организатор собрания. Если участники не знакомы, ведущий должен представить всех участников.
Фиксируйте ход встречи! Какие вопросы обсуждены, кто высказался, какие возникли разногласия. Для этого можно использовать ручку и блокнот, но лучше воспользоваться диктофоном (убедитесь, что у участников нет возражений против такого способа фиксации). Аудиозапись поможет не отвлекаться от хода беседы, а так же более детально сконцентрироваться на ее анализе в дальнейшем. Если для наглядности вы используете доску, результаты ваших художеств можно зафиксировать фотоаппаратом или мобильным телефоном с камерой.
После собрания, составьте отчет. Включите в него сведения о том, какие цели были поставлены перед участниками (декламируемые, реальные, резервные), кто принимал участие (с указанием компании и должности), где и когда происходило собрание, а так же тезисный ход беседы (какие идеи были предложены, о чем договорились). Заключением отчета должны стать выводы: какие решения приняты, кто назначен ответственным за исполнение решений, какие вопросы остались не решенными.
После того, как отчет готов, направьте его всем участникам встречи и попросите дополнить его, в случае необходимости. После утверждения отчета, сохраните его резервную копию.

Такой подход к собранию не только поможет вам более организованно вести дели, но и повысит вас в глазах вашего руководства! Желаю продуктивных и эффективных встреч!

No related posts.

Помни про молоко! И про другие дела не забывай.

Игорь Голоднов — Wed, 16 Apr 2008 12:02:17 +0000

Бессмысленно рассказывать о том, что у каждого человека, есть дела и планы. Вне зависимости от того, в какой сфере он занят и занят ли вообще чем-нибудь, работа всегда найдется. Даже такую простую вещь, как «купить пакет молока» уже можно считать задачей, которую необходимо выполнить. Решать ее можно разными способами, например, попросить кого-нибудь из близких сходить в магазин, но это повлечет другие подзадачи, такие как «объяснить, какое именно молоко вам нужно», «в какой магазин идти», «сколько вы готовы потратить на молоко», да и просто «выдать деньги на покупку и уточнить что сдача вам нужна». Такие казалось бы легкие и понятные каждому подзадачи можно не записывать, ведь и дураку ясно, что надо сделать чтобы купить молоко. Однако, если эти вопросы не проговорить, есть риск что вам принесут какой-нибудь «Домик в деревне 1,5%», которое вы терпеть не можете и задачу придется выполнять заново.

А что делать, если помимо молока нужно купить еще с десяток яиц, 2 пачки масла, килограмм муки, ванилин и пару банок клубничного варенья, если вы, например, решили испечь торт на день рождения? Уже стоит задуматься о том, чтобы все записать и не забыть, какой-нибудь ингредиент. Можно использовать офисный стикер (отрывные клейкие бумажки) или вырвать из попавшейся под руку книжки страницу, где текста поменьше и записать на ней, если на стикере мало места.

Но ведь бумажки имеют свойство теряться или просто скапливаться в таком количестве, что уже непонятно «где что?». Не купленное вовремя молоко повлечет лишь к тому, что торт так и не будет испечен – гости будут расстроены, а вот не подписанный вовремя контракт может влететь вам в копеечку или повлечь ваше увольнение! Как организовать эффективную работу правильно?

Я не зря начал статью с молока. Именно так – «Помни про молоко» переводится с английского языка название удобного сетевого сервиса «Remember the milk«, позволяющего вести список дел и задач. Не пугайтесь, в остальной части сервис полностью русифицирован. Использовать очень просто:

После стандартной регистрации в системе, перейдите в раздел «настройки» и создайте «списки». Списки – это самые большие блоки в системе – это то над чем вы чаще всего работаете. Система автоматически уже создала вам списки «Личное» и «Работа», добавьте любые другие, если в этом есть необходимость. Вы в любой момент сможете их переименовать или стереть, а так же добавить новые.

После того, как вы закончили со списками, переходите к задачам. Выбирете список, например, «личное» и нажмите добавить задачу. Например «сходить в магазин за молоком». К любой задаче можно оставить заметку, установить срок исполнения задачи, теги, приоритеты и мное другое.

Вот так выглядит мой список задач по Lifekey.ru:

Система очень функциональна и удобна для ежедневного использования. По все задачам, которым вы установили срок исполнения, система будут напоминать по мере приближения дэдлайна на первой странице. Так же можно установить напоминание по e-mail, icq, gtalk, skype и даже через SMS.

Я пока применяю Remember the milk дома и на работе, когда интернет под рукой. Как ведет себя система в полевых условиях (доступ с мобильного телефона, постановка задач через SMS) я еще не знаю, но обязательно расскажу об этом на Lifekey.ru в ближайшее время.

Кстати, хранить долгосрочные желания удобнее в системе wishlist.ru.

No related posts.