Как сконцентрироваться на работе

Пятница, 17:00 и Вы с ужасом понимаете, что толком за весь рабочий день (да и неделю тоже) так ничего и не сделано, а это неминуемо поведет к срыву всех возможных сроков сдачи работы. Знакомая ситуация? Надеюсь, конечно, что у Вас не все так запущено, но может быть несколько моих советов помогут Вам еще лучше справляться с делами и концентрироваться на достижении результата.

Deadline

  • Планируйте свой день. Это, на мой взгляд, основополагающий момент эффективной работы. Держа перед глазами список всех задач, которые нужно выполнить Вы сможете быстрее добиться их решения и Вам не придется тратить время на решение вечного вопроса «так, что же я еще хотел сегодня сделать». При этом каждая задача должна сопровождаться четким сроком ее исполнения, например «закончить отчет в четверг к 18.00», а не просто «отчет».

    Для планирования, можно использовать, как традиционные ежедневники, так и онлайн-сервисы, например rememberthemilk.com, о котором я уже писал ранее. Как Вам удобнее, так и ведите, главное довести этот процесс до привычки.

  • (далее…)

Как провести эффективное собрание?

Современный бизнес — это огромный и нескончаемый поток информации, приходящий к нам из различных источников (шеф, коллеги, партнеры, подрядчики, заказчики, клиенты и т.д.), запомнить которую зачастую просто невозможно, особенно, если она приходит в устной форме. Электронную переписку, как правило, легче найти и сослаться на нее «в случае чего», а вот, что делать с бесконечными планерками, собраниями, мозговыми штурмами и другими встречами многим не понятно. Из этих непониманий выливается дальнейшая цепная реакция, когда реальную пользу от пятичасового собрания невозможно оценить, выводы не закреплены, а ответственные не назначены и все участники чувствуют лишь разочарование от потраченного впустую времени.

На эту тему написано много книг и статей, однако я попытаюсь поделиться своим опытом в этом вопросе. Итак, что же делать, чтобы провести эффективное собрание или встречу:

  1. Перед встречей необходимо провести подготовительный этап: составить список вопросов, которые вы хотите обсудить и список участников встречи (заранее уточнив, смогут ли они присутствовать в назначенный срок), очертите временные рамки встречи. Приглашайте на собрание только тех участников, без которых решение не может быть принято. Чем больше людей присутствует «для галочки», тем сложнее контролировать ход собрания. Обязательно отправьте составленный регламент всем участникам заранее и попросите их дополнить или уточнить его, если что-то в списке по их мнению пропущено или непонятно.
  2. (далее…)

Помни про молоко! И про другие дела не забывай.

Бессмысленно рассказывать о том, что у каждого человека, есть дела и планы. Вне зависимости от того, в какой сфере он занят и занят ли вообще чем-нибудь, работа всегда найдется. Даже такую простую вещь, как «купить пакет молока» уже можно считать задачей, которую необходимо выполнить. Решать ее можно разными способами, например, попросить кого-нибудь из близких сходить в магазин, но это повлечет другие подзадачи, такие как «объяснить, какое именно молоко вам нужно», «в какой магазин идти», «сколько вы готовы потратить на молоко», да и просто «выдать деньги на покупку и уточнить что сдача вам нужна». Такие казалось бы легкие и понятные каждому подзадачи можно не записывать, ведь и дураку ясно, что надо сделать чтобы купить молоко. Однако, если эти вопросы не проговорить, есть риск что вам принесут какой-нибудь «Домик в деревне 1,5%», которое вы терпеть не можете и задачу придется выполнять заново.

А что делать, если помимо молока нужно купить еще с десяток яиц, 2 пачки масла, килограмм муки, ванилин и пару банок клубничного варенья, если вы, например, решили испечь торт на день рождения? Уже стоит задуматься о том, чтобы все записать и не забыть, какой-нибудь ингредиент. Можно использовать офисный стикер (отрывные клейкие бумажки) или вырвать из попавшейся под руку книжки страницу, где текста поменьше и записать на ней, если на стикере мало места.

Но ведь бумажки имеют свойство теряться или просто скапливаться в таком количестве, что уже непонятно «где что?». Не купленное вовремя молоко повлечет лишь к тому, что торт так и не будет испечен — гости будут расстроены, а вот не подписанный вовремя контракт может влететь вам в копеечку или повлечь ваше увольнение! Как организовать эффективную работу правильно?
(далее…)